1. Rekisterinpitäjä
Nimi: MedEdu Oy
Y-tunnus: 3005222-3
Osoite: Perustie 32 B 5
Postinumero: 00330
Postitoimipaikka: Helsinki
Sähköpostiosoite: info@mededu.fi
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yritys: MedEdu Oy
Nimi: Tomi Ylä-Soininmäki
Sähköposti: info@mededu.fi
3. Rekisterin nimi
MedEdu Oy:n asiakas- ja käyttäjärekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään:
- Koulutusympäristön välttämättömään toimintaan, kuten
- Käyttäjän tunnistautumiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.
- Tietoturvan takaamiseen (mm. tietoturvaohjelmisto Wordfence)
- Erityisissä tilanteissa käyttäjän suorittaman tehtävän arviointiin sekä tehtävän suorittamisen todentamiseen.
- Virtuaalipotilastapausten tilausten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja toteuttamiseen, tapauksiin liittyvään yhteydenpitoon sekä tilaukseen, käyttö- ja tekijänoikeuksiin ja asiakassopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, osoittamiseen ja valvomiseen.
- Asiakassuhteen varmistamiseen ja siihen liittyvään kommunikointiin
Tietoja ei käytetä esimerkiksi mainostamiseen, verkkokäyttäytymisen tarkkailuun tai muuhun kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu MedEdu Oy oikeutettuun etuun.
Oikeutettu etu perustuu MedEdu Oy ja rekisteröidyn tai hänen edustamansa organisaation väliseen asiakas-, käyttäjä- tai palvelusuhteeseen sekä MedEdu Oy tarpeeseen tuottaa ja ylläpitää palvelua, huolehtia palvelun tietoturvasta, hoitaa asiakassuhteita ja tilauksia sekä toteuttaa, osoittaa ja valvoa palvelun käyttöön ja sopimussuhteisiin liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia.
6. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitus
Käsittelemme vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Palvelun toteuttaminen ei edellytä EU yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettujen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä, eikä tällaisia tietoja ole tarkoitus tallentaa tähän rekisteriin.
Käyttäjästä ei tallenneta henkilötietoja muutoin kuin palvelun tuottamisen, nettisivujen ylläpidon ja tietoturvan takaamisen puitteissa.
Nettisivuille tunnuksen luoneesta käyttäjästä tallennetaan rekisteröitymislomakkeessa kysytyt tiedot (esimerkiksi nimi sekä sähköpostiosoite).
Virtuaalipotilastapauksen tilaamisen yhteydessä käsittelemme tilaajan ilmoittaman sähköpostiosoitteen, asiakasorganisaation sekä mahdolliset muut tilauslomakkeella annetut tiedot siltä osin kuin ne ovat henkilötietoja. Näitä tietoja käsitellään tilauksen vastaanottamiseksi, toteuttamiseksi ja toimittamiseksi, tilaukseen liittyvää yhteydenpitoa varten sekä tapaukseen liittyvien käyttö- ja tekijänoikeuksien ja asiakassopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, osoittamiseksi ja valvomiseksi.
Sivun ylläpidon ja tietoturvan puitteissa voidaan käsitellä seuraavia tietoja: Liikenteen lähde (IP-osoite), käytetty nettiselain ja käyttöjärjestelmä, sekä näihin läheisesti verrattavat tekniset tiedot. Yksilöivää IP-osoitetta käytetään tietoturvan parantamiseksi sekä haittaliikenteen havaitsemiseen. IP-osoitetta ei tallenneta kokonaisuudessaan, vaan suuntaa antavassa muodossa, esim. 127.0.0.XXX.
Palveluun voi liittyä sisältöä, jossa kouluttaja erikseen pyytää yksilöivää tietoa sisällön suorittamisen todentamista varten. Esimerkiksi opiskelijalta voidaan pyytää opiskelijanumeroa palvelun käyttämisen yhteydessä, jotta opiskelijan suoritus voidaan arvioida taikka todentaa opettajan toimesta. Nämä tiedot välitetään koulutuksen järjestäjälle, sekä säilytetään MediOpissa yhden kalenterivuoden ajan suoritusten todentamiseksi ja tietoliikennevirheiden varmistamiseksi, jonka jälkeen ne tuhotaan. Näissä yhteyksissä kuvataan erikseen tiedon käyttötarkoitus, mikäli käyttötarkoitus on muu kuin todentaa koulutuksen suorittaminen. Mikäli muuta ei mainita, tietoa käsitellään tämän dokumentin kuvaamalla tavalla.
7. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.
Virtuaalipotilastapausten tilauksiin ja tuottamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan tilauksen toteuttamiseen, tapaukseen liittyvään yhteydenpitoon, käyttö- ja tekijänoikeuksien hallintaan tai MedEdu Oy ja asiakkaan väliseen sopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, osoittamiseen tai valvomiseen. Tietoja voidaan tämän vuoksi säilyttää niin kauan kuin kyseistä potilastapausta käytetään ja edellä kuvattu tarve tietojen säilyttämiselle on olemassa.
Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole niiden käsittelytarkoitukseen liittyvää perustetta, tiedot poistetaan.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja pääasiassa rekisteröidyltä itseltään verkkosivuilla ja palveluun liittyvillä lomakkeilla annetuista tiedoista. Virtuaalipotilastapauksen tilaamiseen liittyvät henkilötiedot saadaan tilaajalta Microsoft Forms -pohjaisella tilauslomakkeella. Lisäksi voidaan käsitellä käyttäjän selaimen ja palvelun käytön yhteydessä välittämiä teknisiä tietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
Tietoja saatetaan saada lisää epäiltyjen tietoturvaloukkauksien yhteydessä Wordfence-tietoturvalisäosan kautta, mikäli epäillystä väärinkäytöksestä on em. palvelulla historiassaan aiempia väärinkäytöstietoja.
9. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja luovutetaan toisille osapuolille vain tässä dokumentissa kuvattujen käyttötarkoituksen saavuttamiseksi.
Emme myy tai luovuta käyttäjien tietoja kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointi- tai muissa voittoa tavoittelevissa tarkoituksissa.
Tietoja saatetaan luovuttaa käyttäjän kotiorganisaatiolle esimerkiksi käytettäessä palvelua arvioinnin työkaluna.
Tietoja voidaan ylläpito- ja tietoturvatarkoituksissa siirtää myös tietoturvaratkaisuja tarjoavalle osapuolelle.
Virtuaalipotilastapausten tilausten vastaanottamisessa käytetään Microsoft Forms -palvelua ja Microsoftin sähköpostipalvelua. Microsoft käsittelee näihin palveluihin tallennettavia henkilötietoja MedEdu Oy käyttämien palvelujen teknistä toteuttamista varten MedEdu Oy palveluntarjoajana.
10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle.
Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista teknisistä palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat käsitellä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Esimerkiksi vahvennetun tietoturvaratkaisun tarjoava Wordfence-työkalu mahdollistaa käyttäjän IP-osoiteen vertaamisen maailmanlaajuiseen listaan epäillyistä vaarallisista IP-osoitteista. Tämä prosessointi tapahtuu Yhdysvalloissa, johon tieto välitetään salattuna liikenteenä. Tietosuojan varmistamiseksi MedEdu ei hyödynnä tätä palvelua säännönmukaisesti, mutta pidättää oikeuden tämän tarkistamiseen esimerkiksi epäillyissä väärinkäyttötilanteissa.
Edellytämme palveluntarjoajiltamme kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojauksia ja toimintoja, kuten tiedon poistamista kun se ei enää ole välttämätöntä, sekä oikeutta vaatia henkilötietojen poistoa milloin vain. Käyttämämme palveluntarjoajat eivät käytä tietoa muihin kuin tässä dokumentissa määriteltyihiin toimintoihin.
11. Evästeiden (cookies) käyttö
Tietyissä tilanteissa sivumme hyödyntävät ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto.
Emme tallenna evästeiden välityksellä saapuvia tietoja, vaan tietoa käytetään vain sivun sisällön hetkelliseen tuottamiseen.
Käytämme vain palvelun toimittamisen kannalta välttämättömiä evästeitä. Käyttämämme evästeet eivät seuraa käyttäjää eivätkä vaikuta tämän sivuston ulkopuolella. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Käyttämämme evästeet mahdollistavat sisäänkirjautumisen sekä pääsykoodilla suojatuille sivulle pääsemisen. Sisäänkirjautuneiden käyttäjien kohdalla evästettä hyödynnetään myös tietoturvatarkistuksiin.
Lisäksi sivusto hyödyntää evästeeseen verrattavaa välimuistia, joka poistetaan käyttäjän koneelta automaattisesti kun käyttäjä sulkee nettiselaimen. Tätä käytetään mahdollistamaan palvelun käytössä toiminnon jatkamisen aiemmin kesken jääneestä tilanteesta.
Sivustolla olevia koulutuksia tuottavat MedEdun asiakasorganisaatioiden kouluttajat. Koulutuksiin saattaa olla tuotettu sisältöä, jossa hyödynnetään ulkopuolista upotettua palvelua (esimerkiksi Youtube). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Kuten kaikilla muillakin upotettua sisältöä sisältävillä sivuilla, nämä upotukset saattavat asettaa kolmannen osapuolen evästeitä käyttäessäsi kyseistä sisältöä. Vaikka nämä evästeet ovat tällöin välttämättömiä tämän koulutuksen sisällön tarjoamiseksi, MedEdu ei ole itse asettanut kyseistä evästettä , ja sisällön MediOppiin tuottanut taho on vastuussa kyseisen sisällön tietosuojakäytännöistä.
12. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään suojatun yhteyden ylitse (esimerkiksi SSL). Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Mikäli luovutamme tietoa tässä dokumentissa kuvatulla tavalla yrityksen ulkopuolelle tässä dokumentissa kuvattuun käyttötarkoitukseen, edellytämme heiltä henkilötietojen käsittelyä GDPR:n ja muiden voimassaolevien lakien ja asetusten mukaisesti.
13. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö MedEdu Oy häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.
Rekisteröidyllä on soveltuvin osin oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista, henkilötietojen poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen silloin, kun EU yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos rekisteröidyn pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos pyyntöjä esitetään toistuvasti, MedEdu Oy voi EU yleisen tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi toimittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. MedEdu Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyä koskeva valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
15. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden tämän selosteen päivittämiseen ja mahdollisiin muutoksiin. Tätä dokumenttia päivitetään muutosten yhteydessä.